Hinnastorutiinit jäivät historiaan Caverionilla

Hinnastorutiinit jäivät historiaan Caverionilla

Caverion ja Codento tekivät Google Cloud -työkalujen avulla lopun kymmenien tuhansien hinnastorivien säännöllisistä manuaalitarkistuksista ja puuduttavasta Excel-kopioinnista.

Caverion palvelee eurooppalaisia asiakkaitaan läpi rakennusten, infrastruktuurin, teollisuuslaitosten ja teollisten prosessien elinkaaren. Yhtiön palvelut kattavat kaiken perus- ja älyteknologioiden asennuksesta, huollosta ja kunnossapidosta palvelujen johtamiseen, asiantuntija- ja suunnittelupalveluihin ja digitaalisiin ratkaisuihin.

Rakennetun ympäristön muuttaminen älykkääksi ja vastuulliseksi vaatii Caverionin toimitusketjussa laajaa yhteistyötä tavarantoimittajien kuten tukkureiden ja valmistajien kanssa. Asioinnin näiden kumppaneiden kanssa on oltava sujuvaa, saumatonta ja virheetöntä, jotta loppuasiakkaiden tarpeet voidaan täyttää ja Caverionin oman liiketoiminnan edellytykset turvata.

Kymmeniä tuhansia hinnastorivejä joka kuukausi

Jaakko Nissilä toimii Caverionissa kehityspäällikkönä vastuullaan hankinnan prosessien kehittäminen. “Tarvitsimme vanhentuneen ratkaisumme tilalle uuden ja nopeamman työkalun materiaalitoimittajien ostohintojen hinnastojen käsittelyyn. Uusia hinnastoja tulee erilaisilla sykleillä, yhden, kolmen tai 12 kuukauden välein ja ne saattavat pahimmillaan olla kymmeniä tuhansia rivejä pitkiä”, Nissilä kuvailee.

Aikaisemmin vertailu tavarantoimittajien hinnastojen edellisiin versioihin tai Caverionin kanssa tehtyihin sopimuksiin tehtiin käsin, minkä jälkeen kategoriapäälliköt vielä tarkistivat tulokset. Lopuksi tiedot kopioitiin manuaalisesti tiedostoihin, joista ne saatiin ajettua Caverionin SAP-toiminnanohjausjärjestelmään.

“Jokainen, joka on kopioinut Excelin sarakkeita paikasta toiseen tietää, että siinä tulee virheitä, menee aikaa ja usein myös hermot”, toteaa Nissilä. Niinpä Caverion etsi ratkaisua, joka helpottaisi prosessissa mukana olevien henkilöiden työtä ja vapauttaisi heidän aikaansa olennaisempiin tehtäviin.

Automatisoitu hintalistatyökalu palveluna

Codento toteutti Caverionin hankintaorganisaatiolle automatisoidun hintalistasovelluksen Google Cloud -työkaluihin pohjautuen. Verkkosovellus etsii hinnastojen erot aikaisempiin versioihin, tunnistaa merkittävimmät poikkeamat ja ristiriidat tehtyjen sopimusten kanssa, suorittaa tarkistukset ja rakentaa hinnastodatasta käsittelysääntöjen mukaisesti tiedostot, jotka voidaan sellaisinaan viedä SAP:iin.

“Palaute sovelluksen käyttäjiltä on ollut positiivista”, toteaa Jaakko Nissilä. Hän kehuu myös sitä, kuinka aiemmin hajallaan eri työntekijöiden koneilla sijainnut vertailudata ja tiedostot ovat nyt yhteisessä pilvipalvelussa, mikä tarjoaa kaikille yhtenäisen näkymän tarkistustyön etenemiseen.

Ammattitaitoista ja sujuvaa yhteistyötä 

Caverionilla oli hankintahinnastojen käsittelyyn ehdolla kaksi vaihtoehtoa: markkinoilla ollut valmisratkaisu ja Codenton tarjoama, Google Cloudin työkaluihin perustuva toteutus.

Codento oli aiemmin kehittänyt Caverionin muille yksiköille dataintensiivisten prosessien automatisoinnin ja asiakasdatan validoinnin ratkaisuja, ja tätä kehitystyötä oli hyödynnetty esimerkiksi Caverionin palveluyksikössä myyntihintojen hallinnassa. Yhteistyökokemusten perusteella Nissilä kollegoineen päätyi Codentoon kumppanina ja Google Cloudiin sovelluksen alustana. Vaakakupissa painoi myös ehdolla olleen valmisratkaisun korkea kustannus.

Codento toimittaa sovelluksen Caverionille Software as a Service, SaaS-mallilla, jossa toimitukseen kuuluu sovellus, siihen liittyvät Google Cloud -käyttöoikeudet sekä sovelluksen kehitys ja ylläpito. “Tämän ratkaisun käytönaikaiset kustannukset ovat meille minimaaliset”, toteaa Jaakko Nissilä. Nissilä kehuu myös yhteistyötä Codenton kanssa ammattitaitoiseksi ja sujuvaksi.

Kysy lisää palveluistamme: